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Généralités ERP pour l’ecommerce

Généralités ERP pour l’ecommerce

A quoi sert un ERP ?

Un ERP (Enterprise Resource Planning) ou encore en français PGI (Progiciel de Gestion Intégré) est un référentiel central de gestion de toutes les données d'une entreprise, permettant de gérer différents processus de l'entreprise.

Dans le cas de l’ecommerce, le processus pivot est la vente d'un produit, qui comprend l'acte d'achat, mais aussi ensuite la fabrication du produit ou son approvisionnement auprès d'un fournisseur, l'acheminement du produit jusqu'au client, l'enregistrement en comptabilité, la gestion d'un éventuel service après-vente ...

Tout le monde connait de près ou de loin le processus de vente d’un produit, pour autant, ce workflow devient rapidement complexe dès lors qu’on y intègre toute la gestion des exceptions, des annulations, des retours, ... comme on peut le voir sur le schéma ci-dessous reprenant le paramétrage par défaut d’Odoo

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L'intérêt d'un ERP est à la fois de répondre aux besoins d'un métier précis (comptabilité, commerce, achats, logistique, ...) et de réunir ces fonctionnalités en un seul endroit pour avoir un traitement et une vision d'ensemble de tout le processus, automatisant tout ce qui peut l'être, en évitant les flux informatiques entre applications et surtout les ressaisies par les utilisateurs.

ERP intégré ou best-of-breed ?

A l’inverse de la démarche ERP, il existe une démarche radicalement opposée, celle du « best of breed », qui consiste à assembler les meilleures solutions pour couvrir les différents besoins, et à les relier entre elles.

Les avantages d’une centralisation des informations et des processus via un ERP intégré sont nombreux : simplicité d’usage avec un seul logiciel, alignement des référentiels, possibilité de faire évoluer les processus business plus simplement, capacité à utiliser des données aval pour des calculs Smile| Livre blanc |ERP open source pour l’ecommerce avec Odoo (ex-OpenERP) amont, ... sans compter la simplification du point de vue technique avec l’absence de flux inter-applicatifs.

Cependant l’approche best-of-breed est aussi appréciée dans le monde de l’ecommerce, sans pour autant être exclusive bien sur. Cette approche est probablement plus présente dans ce domaine, liée au fait qu’il existe beaucoup de métiers en jeu dans l’exploitation d’un site ecommerce, et que chacun de ces métiers est aujourd’hui en mutation, en évolution ou en innovation forte, et donc qu’une solution unique aura du mal à suivre et à assumer toutes ces expertises. L’approche best-of-breed répond alors à des exigences plus élevées pour chaque fonctionnalité, exigences souvent liées à la taille de l’organisation e-commerce, avec cependant en face des coûts de mise en œuvre et de maintenance associés à prendre en compte.

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Modules ERP relatifs à l’ecommerce

Selon l'ERP, sa spécialisation, son orientation métier, un ERP prend en charge les domaines suivants :

  • Ventes : Écritures comptables des ventes, mais aussi règles de tarification, devis, factures, paiements... Les ventes s'appuieront sur la gestion d'un catalogue de produits ou de services implémenté dans l'ERP, avec les notions de variantes, configuration complexe ou de  packs.
  • CRM (Customer Relation Management) pour gérer les informations des clients, et historiser toutes les interactions avec les clients et prospects, qu’il s’agisse de commandes, de mails ou d’autres canaux de communication.
  • Achats : Le module d'achats permet de gérer les transactions d'achat et écritures comptables associées, mais aussi les approvisionnements  selon des politiques à paramétrer et/ou selon le calcul des besoins déterminés par la gestion de production. En amont des achats peut venir un module de planification budgétaire de ces achats, ainsi que des règles plus ou moins complexes de ventilation des coûts.
  • Stocks : Il s'agit essentiellement de gérer des politiques d'approvisionnement de stocks en fonction des ventes et des mouvements internes. On parle ici de SCM (Supply Chain Management). La gestion des stocks permet aussi généralement la  traçabilité, qu'elle soit amont (ie la composition du produit pour sa  fabrication), ou aval (l'utilisation du produit dans une autre formule ou  sa distribution chez les revendeurs).
  • Gestion de la fabrication / MRP : (Manufacturing Resource Planning).
  • Certains ecommerçants vendent des produits qu’ils doivent  manufacturer, soit par assemblage de composants, impliquant une  gestion de nomenclature, des réapprovisionnement partiels, soit par un  procédé de personnalisation (dessin, gravure), impliquant un processus  de fabrication qu’il faut gérer dans l’ERP ne serait-ce que pour ses impacts planning.
  • Parfois encore, les ERP s'interfacent nativement avec des solutions de ventes en caisse POS (Point Of Sale - Point de Vente).

Nous traitons dans ce livre blanc d’une grande partie de ces domaines fonctionnels, sans pour autant être exhaustifs. La CRM notamment n’est pas traitée ici mais le sera dans une prochaine version.

l’ERP e-commerce dans son écosystème

L’ERP d’un ecommerce s’intègre dans un écosystème vaste, avec des interactions avec différents acteurs, internes ou externes.

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On attendra tout d’abord de cet ERP qu’il assure la gestion du référentiel, le traitement des commandes client, les livraisons, la facturation et la comptabilité associée.

On attendra ensuite qu’il permette un échange avec les acteurs du web tels que PriceMinister, Amazon et toutes les marketplaces du web, les transporteurs pour assurer la traçabilité des colis et bien sur avec son ou ses propres sites ecommerce, qu’ils soient sur Magento, Prestashop, spécifiques ou même directement OpenERP.

Avantages de l’open source

Quand il s’agit de choisir une solution de gestion, que ce soit pour de l’ecommerce ou une industrie, les sociétés doivent choisir entre des logiciels dits propriétaires – ou « privateurs » - et des logiciels open source.

En dehors des caractéristiques fonctionnelles intrinsèques à chaque solution, nous estimons qu’il y a des différences fondamentales entre les deux modèles, les deux visions du monde informatique.

Un des premiers critères de comparaison est la pérennité. Une solution de gestion a une durée de vie prévue de 5 à 15 ans dans une entreprise, et il faut s’assurer ou se rassurer sur la pérennité future de la solution que l’on va retenir pour toute cette période.

Dans ce domaine, l’open source a clairement une longueur d’avance : la disponibilité des sources partagées avec une communauté maitrisant le code permet de garantir que le produit pourra toujours être maitrisé par des tiers, maintenu et même évoluer. Même si l’éditeur décidait un jour d’arrêter le logiciel, la communauté des intégrateurs et des développeurs saurait continuer à maintenir la solution. A l’inverse, on a déjà vu des éditeurs propriétaires arrêter le support de telle version de produit, voire même de tel
produit, obligeant le client à migrer car le code étant fermé ou très peu partagé, personne n’a les compétences pour maintenir le produit en dehors de l’éditeur qui en arrête le support.

Un autre atout de l’open source réside dans la capacité forte d’adaptation du produit, par le libre accès au code et la capacité à ajouter des fonctionnalités. Les fonctionnalités peuvent être des modules accolés au cœur du produit comme pour tout produit capable de gérer des extensions, mais avec l’open source, les développeurs ont la capacité à ajouter si nécessaire des fonctionnalités différentes au cœur même du produit.

Le respect des standards est un aspect très largement généralisé dans le monde open source, notamment par le fait de la réutilisation de nombreuses briques et bibliothèques open source qui propagent de fait ces standards.

Très souvent, c’est l’open source même qui est le standard que doivent respecter les logiciels propriétaires, comme pour les JSR et leurs implémentations open source de référence.

Choisir un logiciel open source, c’est aussi la certitude de ne pas avoir de coût caché. Le produit est pris dans son entièreté, et ne peut être découpé à cause de la licence virale open source. Dans le monde propriétaire, qui n’a pas été confronté à la description incompréhensible des fonctionnalités disponibles ou pas dans une version d’entrée de gamme ? De plus, qui sait combien d’utilisateurs de son application il aura dans 1, 2 ou 5 ans ? Un produit open source n’intègre pas de prix lié au nombre d’utilisateurs, à la
différence d’un support professionnel d’un produit open source qui peut le prendre en compte dans sa formule de prix.

Sur la sécurité, il faut convenir que l’accès au code source est la seule garantie que si faille il y a, elle ne sera pas masquée par telle ou telle société ou état pour son propre intérêt, et qu’elle sera découverte et corrigée.

L’exemple récent de la faille sur OpenSSL « Heartbleed » le montre bien. Une faille de sécurité était présente et a été découverte par un autre développeur, grâce à l’accès aux sources. Sur un logiciel avec des sources fermées non diffusées, la garantie de sécurité repose sur la parole unique de l’éditeur, et quand bien même des audits de sécurité sont réalisés, suffiront-ils ? C’était le cas d’OpenSSL et c’est un développeur tiers qui a détecté la faille.

L’open source a encore d’autres atouts, comme l’absence de verrou intégrateur, la liberté d’usage, l’innovation, ... que nous avons déjà abordés dans nos livres blancs  précédents.