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Gestion du référentiel

Gestion du référentiel

Produits

Les structures de données les plus élémentaires d'un ERP sont les produits.
Dans Odoo, les produits sont compris au sens large, en incluant aussi bien les biens de distribution, que les produits fabriqués ou les services.

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Un paramétrage va permettre de différencier les comportements de ces produits.
Les produits pourront être réservés à l’achat ou aussi aux ventes, et pourront

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être des consommables ou des services.

Un service sera par exemple rattaché en tant que tâche d'un projet alors qu'un produit physique déclenchera des approvisionnements ou des ordres de fabrication.
Pour simplifier la saisie, Odoo offre des options de création à partir d'un modèle ou encore avec des champs remplis par défaut proposés en fonction de la valeur des autres champs.

Par ailleurs, Odoo intègre un système de produits à variantes: c'est-à-dire une famille de produits semblables en tous points, excepté quelques paramètres isolés qui peuvent être localement surchargés, par exemple la couleur ou la taille d'un T-Shirt, ou encore un supplément prix. Par défaut, ces produits sont soumis aux mêmes règles de prix et de fabrication

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Partenaires commerciaux

Les partenaires sont des entités génériques qui incluent la société elle-même, ses clients et ses fournisseurs.

Odoo permet de modéliser la structure éventuellement hiérarchique d'un partenaire commercial (filiales, directions, divisions, etc.) ou encore de qualifier des relations entre partenaires.

Par ailleurs les partenaires peuvent avoir plusieurs personnes comme contacts et plusieurs adresses. Ils ont aussi un pays et une devise propre, ce qui sera pris en compte lors de l'émission des factures et autres documents imprimés. Chaque partenaire peut aussi associé à un compte auxiliaire pour un suivi précis.

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Dans une optique de vision globale, la fiche client ou la fiche contact
d’un client centralise toutes les informations et échanges autour de ce client :
contacts, commandes, factures, règlements, appels, régime fiscal, modes de paiement,
TVA Intracommunautaire...

Le « mur » en bas de la fiche retrace l’historique chronologique des actions réalisées,
avec la possibilité d’y écrire des commentaires.

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Multi-Sociétés

Un ERP est multisociété dans la mesure où il permet de gérer plusieurs sociétés de manière cloisonnée, mais avec des éléments communs.

Parmi les éléments communs, on trouvera tout ce qui fait le référentiel produit, potentiellement transverse, mais aussi les utilisateurs qui doivent accéder par exemple à plusieurs pays, ainsi que la base des clients et fournisseurs. L'ERP simplifiera aussi la gestion intragroupe lorsqu'il permet d'équilibrer automatiquement les achats et ventes entre sociétés gérées, de même que les flux de trésorerie et la réconciliation automatique des factures.

Plus basiquement, on attendra du multi-société la capacité à gérer plusieurs comptabilités, et à permettre simplement la fonction de consolidation réglementaire.

Dans certains cas, et notamment lorsqu'il y a des volumes conséquents ou lorsque les données à partager sont réduites, on pourra choisir de créer plusieurs instances de l'ERP, une par société. Nous l'avons d'ailleurs fait pour un client dans le transport, avec Odoo, pour lequel chaque société avait des web-services spécifiques à réaliser, ceci du aux changements de fournisseurs par société. Un des points d'attention sera de respecter les règles d'industrialisation logicielle, pour n'avoir qu'un seul socle logiciel à maintenir,
et non une dizaine devenus hétérogènes.

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Odoo est multi-sociétés depuis la v6, et permet de partager ou d'isoler les différents
référentiels.

La gestion multi-sociétés est très utile dans les cas d’usages présentés ci-après : plusieurs activités ecommerce avec un site internet par société, plusieurs sociétés regroupées avec la même gestion à l’affaire mais plusieurs facturations et marques associées, ...

Catalogue oriente ecommerce

Pour gérer les ventes de l’entreprise, la base est le catalogue. L’ERP dispose déjà du catalogue des produits en vente, avec la capacité aussi de disposer de produits complexes ou configurables.

Mais la vente en ligne impose d’avoir un catalogue avec de l’information complémentaire à celle uniquement nécessaire à un logiciel de gestion. On aura besoin de description plus longue, d’une image voire de plusieurs images, d’un descriptif technique, ...

Il est possible de gérer ces informations complémentaires dans l’outil de gestion ecommerce associé à son ERP, mais il sera probablement plus simple de les gérer directement dans l’ERP, en un endroit centralisé, pour n’avoir qu’un seul référentiel produit pour l’entreprise, référentiel qui pourra être ensuite déployé pour du multi-canal : B2B, ecommerce, marque blanche, ...

On attendra alors de son ERP de pouvoir ajouter tous les champs de description nécessaires, avec des textes, des textes riches, des images, ... et aussi qu’ils soient multilingues, pour gérer la publication à l’international.

Ici, Odoo répond parfaitement au besoin, avec la capacité pour l’administrateur d’ajouter tous les champs qu’il souhaite, et avec la possibilité d’avoir des textes riches, des images, des pièces jointes, bref tout ce qui va permettre une description pour le web.
Au-delà de la description des produits pour le web, un besoin récurrent en ecommerce est de permettre la mise en ligne programmée d’un catalogue, par exemple pour les soldes ou pour une nouvelle collection. A l’heure dite, le nouveau catalogue doit être en ligne, potentiellement en remplacement du catalogue précédent.
Dans l’ERP, il faut à la fois pouvoir gérer deux catalogues en parallèle, et aussi planifier la publication.

Odoo permet de gérer plusieurs catalogues de produits sous forme de catégories de produits, sans compter la possibilité de gérer différentes listes de prix pour un même produit, par date, ou par type de client.

Cependant, la notion de publication d’un catalogue à date n’est pas implémentée, mais elle reste possible, par exemple avec l’utilisation du module SmileActionTrigger développé par Smile et qui permet de gérer des déclencheurs et des actions automatisées sur les objets.

Autre fonctionnalité demandée autour de la gestion d’un catalogue pour l’e-commerce : celle de vouloir diffuser des prix différents selon le site internet (différentes marques, marque blanche), avec des stocks distincts ou partagés.
Pour cela, Smile a développé un module

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qui permet de gérer en plus du prix, la disponibilité des
produits par point de vente, un point de vente étant un
site internet distinct,

Référentiel produit

L’une des fonctions premières de l’ERP est de centraliser l’ensemble des données produit nécessaires à la vente, l’achat ou la fabrication.

Toutefois, lorsque les canaux de distribution se diversifient, boutique en ligne, application mobile, catalogue papier, les informations commerciales s’accumulent : descriptions plus ou moins détaillées, photos, vidéos, traductions...

Il n’est pas rare non plus de souhaiter une catégorisation différente entre son site ecommerce et la marketplace sur laquelle on vend également ses produits. Cette catégorisation par cible induit de la complexité dans la gestion au quotidien des données.

Odoo gère la multicatégorisation des produits, mais pas par cible. Smile a eu l’occasion de compléter cette fonctionnalité relativement simple mais très utile.

Dans les cas les plus avancés ou les plus exigeants, le ecommerçant doit même travailler son catalogue en continu, avec plusieurs versions de catalogues préparées en parallèle pour gérer le catalogue des soldes, préparer le catalogue d’hiver, en et parallèle travailler sur le catalogue pour les marketplaces.

Même s'il est possible de répondre à ce besoin en utilisant plusieurs instances d'Odoo et des mises en ligne par le système de module, C’est un des points clé qui peuvent rendre utile une solution de PIM complémentaire (Product Information Management) qui apportera de la flexibilité dans la gestion des produits, ainsi que des interfaces pensées pour cette animation commerciale ou marketing.

Dans certains cas, il pourra être recommandé de mettre en place, au cœur du SI métier un PIM dédié aux équipes Ventes et Marketing permettant une vue 360

Tout en restant prudent dans l’ajout d’un PIM car cela implique de mettre  en place une synchronisation des données supplémentaire entre le PIM, l’ERP et l’ecommerce, avec un coût associé non négligeable.

Mais le jeu peut en valoir la chandelle, d’autant que les PIM dédiés intègrent des fonctionnalités d’ETL simplifiant le travail d’intégration.

Dans le monde open source, il existe quelques solutions de PIM, telles que Akeneo ou PIMCore (addon Magento) ou encore la solution MDM de Talend.

Un autre sujet à la limite des ERP concerne les données techniques telles que les documents de conception 2D ou 3D, du cahier des charges à leur fin de vie, ainsi que les nomenclatures et gammes associées obtenues à partir de ces modèles de conception.

Ces données techniques ne sont pas classiquement gérées par les solutions de PIM, ni même ERP, et nécessitent une solution de PLM (Product Lifecycle Management).

En open source, on pensera à OpenPLM qui propose un lien avec Odoo permettant d’exporter les BOM de OpenPLM vers Odoo.